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Ratgeber › Pflegekassen-Direktabrechnung

Pflegekassen-Direktabrechnung erklärt

Verfasser: Daniel Altenhof, Initiator und operativer Leiter Katharis · Stand: 2026-05-07

Direktabrechnung mit der Pflegekasse ist für viele Klienten der entscheidende Vorteil bei der Wahl eines anerkannten Anbieters. Statt Rechnungen vorzustrecken und nachträglich Erstattung bei der Pflegekasse zu beantragen, läuft die Abrechnung direkt zwischen Anbieter und Kasse. Dieser Artikel erklärt wie das technisch funktioniert und was Sie als Klient dafür tun müssen.

Was ist ein anerkannter Anbieter nach Paragraph 45a?

Paragraph 45a SGB XI regelt seit 2017 die Anerkennung von "Angeboten zur Unterstützung im Alltag". Anerkennende Stelle ist in Baden-Württemberg die Untere Sozialverwaltung (USTA-BW), die nach Prüfung eines Konzepts und der Qualifikations-Nachweise die Anerkennung für ein konkretes Gebiet erteilt.

Katharis ist nach Paragraph 45a SGB XI anerkannt für Stadt Stuttgart und Landkreis Böblingen. Mit dieser Anerkennung sind wir berechtigt, Entlastungsleistungen direkt mit gesetzlichen Pflegekassen abzurechnen.

So läuft die Direktabrechnung in der Praxis

  1. Erstgespräch und Auftragserteilung: wir klären welche Leistung Sie brauchen und welche Pflegekassen-Töpfe greifen. Sie unterschreiben einen Pflegekassen-Sondervertrag und eine Abtretungserklärung.
  2. Leistungserbringung: wir machen die Arbeit (Messie-Hilfe, Heimumzug-Vollräumung etc.).
  3. Rechnung an Pflegekasse: wir senden die Rechnung mit Leistungs-Nachweis und Abtretungserklärung direkt an Ihre Pflegekasse. Sie bekommen eine Kopie zur Information.
  4. Pflegekassen-Prüfung: die Pflegekasse prüft (typisch 4 bis 8 Wochen) und überweist den Betrag an uns. Sie müssen nichts tun.
  5. Bei Restbeträgen: wenn die Töpfe nicht reichen und ein Restbetrag auf Sie zukommt, besprechen wir das transparent vor Auftragsbeginn. Es gibt keine versteckten Nachforderungen.

Vergleich: Direktabrechnung vs. Erstattungsverfahren

Aspekt Direktabrechnung (Para 45a) Erstattungsverfahren (selbst)
Vorkasse durch Klient Nein Ja, vollständig
Wer kommuniziert mit Kasse Anbieter Klient selbst
Risiko bei Ablehnung Anbieter trägt mit Klient trägt allein
Aufwand für Klient Niedrig Hoch (Formulare, Belege, Fristen)
Voraussetzung Anbieter mit Para-45a-Anerkennung Jeder Anbieter

Was Sie unterschreiben müssen

Direktabrechnung erfordert eine schriftliche Abtretungserklärung. Damit treten Sie Ihren Anspruch auf Erstattung gegenüber der Pflegekasse an uns ab, und wir können direkt abrechnen. Das Dokument ist 1 Seite, in einfacher Sprache, und wird im Erstgespräch erklärt. Die Abtretung gilt nur für die konkrete Leistung, nicht für andere Anbieter oder Töpfe.

Wenn Direktabrechnung nicht möglich ist

In wenigen Fällen geht Direktabrechnung nicht: bei privaten Pflege-Pflichtversicherungen, bei Standorten außerhalb unserer Anerkennung (also außerhalb Stadt Stuttgart und Landkreis Böblingen), oder wenn die Pflegekasse einen formellen Ausschluss kommuniziert. In dem Fall arbeiten wir auf Privat-Backup-Vertrag, mit transparentem Festpreis oder Stundensatz und 19 Prozent Umsatzsteuer.

Häufige Fragen

Muss ich Vorkasse leisten?

Nein. Bei Direktabrechnung über Paragraph 45a SGB XI rechnen wir die Leistung direkt mit Ihrer Pflegekasse ab. Sie müssen nichts vorstrecken und auch keine Rechnung weiterleiten.

Was muss ich der Pflegekasse melden?

In der Regel nichts vorab. Manche Pflegekassen wollen eine kurze schriftliche Anmeldung des Leistungs-Bedarfs. Im Erstgespräch klären wir, ob Ihre Pflegekasse das verlangt, und helfen beim Formular.

Was passiert bei Restbudgets aus dem Vorjahr?

Restbudgets aus Para 45b (Entlastungsbetrag) können wir mit nutzen, sie verfallen sonst am 30. Juni des Folgejahres. Im Erstgespräch fragen wir nach allen Restbudgets damit nichts ungenutzt verfällt.

Was wenn ich mehrere Anbieter nutze?

Das geht. Pflegekassen-Töpfe sind nicht an einen Anbieter gebunden. Wir koordinieren mit anderen Anbietern wo nötig (zum Beispiel ambulanter Pflegedienst plus Katharis-Entlastung), so dass keine Doppel-Abrechnung passiert.

Was wenn meine Pflegekasse die Direktabrechnung verweigert?

Sehr selten. Wenn das passiert, ist meist ein Formular nicht eingegangen oder die Pflegekasse will eine spezifische Bestätigung. Wir klären das direkt mit der Sachbearbeitung. In seltenen Fällen läuft die Erstattung dann über Sie als Klient mit nachträglicher Pflegekassen-Erstattung.

Quellen

Bereit für Direktabrechnung?

Im Erstgespräch klären wir Ihre Pflegekassen-Optionen kostenlos.

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